Categoría: Management

4 FASES  PARA PREPARAR UN PLAN ESTRATÉGICO (1ª PARTE)

4 FASES PARA PREPARAR UN PLAN ESTRATÉGICO (1ª PARTE)

¿La preparación de un plan estratégico es una moda de las grandes corporaciones para dar de comer a sus MBA´s?

En mi opinión no es así. Desde una pyme hasta una gran empresa deberían contar con un Plan Estratégico, porque de él depende la continuidad y el futuro de la empresa y de los trabajadores. En el caso de la Pyme, se ahorrarían muchos desahucios si se hiciera este ejercicio que, como cabe comprender, es mucho más sencillo que en grandes corporaciones.

El esquema que vamos a seguir en el post es el siguiente:

1.- ¿QUÉ ES UN PLAN ESTRATÉGICO?

2.- FASES PARA ELABORAR UN PLAN ESTRATÉGICO

2.1.- ANÁLISIS

2.2.- FORMULACIÓN

2.3.-IMPLANTACIÓN Y EJECUCIÓN

2.4.-SEGUIMIENTO

3.- CONCLUSIONES

4.- BIBLIOGRAFÍA

 

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1.- QUÉ ES UN PLAN ESTRATÉGICO?

Un plan estratégico es un documento donde se refleja qué somos y donde estamos en el momento actual, las condiciones del entorno que nos rodea, donde queremos ir en el corto y medio plazo (3-5 años), por qué camino vamos a ir, con que elementos nos vamos a encontrar, que transformaciones vamos a necesitar realizar, qué medios va a ser necesario implementar.

Debe contemplar como mínimo análisis económico, financiero, organizativo y estratégico.

Todos los departamentos tienen que aparecer en el plan estratégico, tanto los de producción como los de soporte, ya que todos ellos deberán ser las palancas del cambio en su ámbito.

Debe contemplar también los indicadores que vamos a implementar para hacer el seguimiento del cumplimiento, así como el cuadro de mando (BSC) que recogerá los más importantes.

El plan estratégico debe estar alineado con la Misión, Visión y Valores de la empresa.

 

2.- FASES DEL PLAN ESTRATÉGICO

Para la redacción del plan estratégico nos basaremos en el siguiente esquema:

FASES

2.1 ANÁLISIS.

2.1.1 REVISIÓN DE VISIÓN, MISIÓN Y VALORES.

      En la mayoría de compañías  se establece en un momento dado una terna de “enunciados pomposos” que son los que deben guiar el crecimiento en todas las fases de la misma. Eso quiere decir que cuando pensamos en hacer una plan estratégico, debemos considerarlos y revisarlos si es que creemos que la compañía debe cambiar. Para que además de ser enunciados para enmarcar, sean entendibles y sean el Ley Motiv de nuestra empresa, vamos a proceder a definirlos de una forma que se entienda.

Misión: en esta parte, fundamentalmente diremos qué hacemos, por qué  lo hacemos, en qué mercado geográfico y para qué público, cual es nuestra relación con nuestros grupos de interés (empleados, proveedores, clientes, accionistas, etc…) , que imagen de nuestro negocio queremos comunicar, que nos diferencia de nuestra competencia, etc…

Visión: sería como nos vemos a medio y  largo plazo. Como proyectamos nuestra misión para el futuro, determinando objetivos y metas realistas. Pretende motivar e ilusionar.

Valores: son las reglas éticas que definen nuestro comportamiento y forma de ser como empresa. Marcan la cultura, la política y los principios de funcionamiento. Deben ser reales y no los que a alguien le gustaría que fueran. No deben ser  más de 6-7.

Una vez que tenemos definidos estos tres conceptos para nuestra empresa, debemos revisarlos para ver si siguen teniendo validez y se alinean con nuestras futuras estrategias. De no ser así, es el momento de reformularlos.

 

2.1.2. ANÁLISIS INTERNO

Se trata en este punto de mirarnos honestamente a nuestro interior y ver cómo somos. Cuanto más real sea el análisis de la empresa, mejor serán las propuestas de futuro que se puedan hacer. Para ello, nos miraremos por departamentos y analizaremos todo aquello que hacemos bien (puntos fuertes) y todo aquello que podemos mejorar (puntos débiles).

Para facilitar esta tarea, nos podemos hacer, entre otras,  una serie de preguntas a los siguientes departamentos:

  • Departamento comercial:
    • ¿Están preparados emocionalmente nuestros comerciales?
    • ¿Existe una estrategia de ventas clara?
    • ¿Existe red de contactos y relaciones apropiadas?
    • ¿Se conocen bien nuestros productos?
    • ¿Saben sacar las ventajas de nuestro producto?
    • ¿Los comerciales transmiten entusiasmo a los clientes?
    • ¿Se recibe el feedback del cliente? ¿Qué se hace?
    • ¿Se fabrica, produce u oferta lo que nos demanda el cliente?
  • RRHH
    • ¿Se fomenta el espíritu de equipo?
    • ¿Se motiva a los equipos de trabajo?
    • ¿se preparan planes de carrera para el personal?
    • ¿Se realizan planes de formación?
    • ¿Se incentivan los esfuerzos del equipo?
    • ¿Se hace evaluación del desempeño?
    • ¿Se tiene un manual de acogida?
    • ¿se escucha lo que el empleado necesita?
    • ¿Se satisfacen las necesidades del negocio?
  • Financiero
    • ¿Se hace un seguimiento efectivo de los flujos de caja?
    • ¿Se analizan las nuevas inversiones y los retornos correspondientes?
    • ¿Se hace un control presupuestario?
    • ¿Cómo se hace el control de costes?
    • ¿Se hace una búsqueda de fuentes de financiación efectiva, tanto en el sector bancario como en los mercados alternativos?
  • Imagen y Comunicación
    • ¿Qué política de comunicación interna y externa se tiene?
    • Se utiliza la comunicación interna para favorecer la motivación, la transmisión de información entre empleados y departamentos y la retroalimentación?
    • ¿Permite claramente diferenciarnos de nuestros competidores la comunicación externa?
    • Se transmite a todos los grupos de interés externos adecuadamente la información que nos interesa transmitir?
    • Los medios de comunicación son los más adecuados para llegar a nuestro cliente final?
    • ¿Es correcta y alineada con nuestra estrategia la imagen institucional que estamos dando?
    • ¿Se cuida la imagen corporativa para mostrar al exterior una imagen única?
  • Aprovisionamientos
    • ¿Se utilizan todas las sinergias posibles a la hora de cerrar acuerdos de compras?
    • ¿El proceso, desde que surge la necesidad de la compra hasta que se realiza el suministro, esta optimizado en cuanto a plazo y costes?
    • ¿La gestión de los almacenes se realiza de forma que el inmovilizado sea el mínimo?
  • Producción o Negocio
    • ¿Cómo se controla la calidad y el coste de nuestro producto?¿Se puede optimizar?
    • ¿Se han estudiado los tiempos de producción?
    • ¿Se hace una reingeniería de los procesos productivos?
    • ¿La definición de nuestro producto hace que se diferencie de nuestra competencia?
    • ¿Cómo se encuentra nuestro coste de fabricación/ producción en relación con la competencia?

Con los resultados haremos la lista de puntos fuertes y puntos débiles y, como diría un buen cocinero, lo reservamos.

2.1.3  ANÁLISIS EXTERNO. FUERZAS DE PORTER. ANÁLISIS PESTEL

En ese caso vamos a analizar el mundo que nos rodea. Trataremos de encontrar las amenazas que acechan a nuestro modelo de negocio y por otro lado, las oportunidades que se nos presentan. Para realizar este análisis, nos vamos a servir de dos herramientas que nos facilitarán el trabajo.

  • Fuerzas de Porter: debemos analizar cómo se encuentra nuestra empresa de cara al exterior en relación a las 5 fuerzas

FUERZAS DE PORTER

  • Productos sustitutivos: estudio de los productos que pueden sustituir el nuestro, por precio, por calidad, por utilidad, etc…..
  • Amenaza de los nuevos competidores: serían empresas parecidas a las nuestras o que realizan un producto semejante. En este punto también analizaremos barreras de entrada a nuestro mercado (legales, económicas, tecnológicas, etc) ..
  • Negociación con los proveedores: en este punto analizaremos cuantos y como son nuestros proveedores y como es el universo de los proveedores necesarios para fabricar nuestros productos. Qué grado de asociacionismo tienen, localización geográfica y sus implicaciones en nuestra fabricación.
  • Negociación con los clientes. Para analizar este punto debemos tener presente cuantos proveedores tienen nuestros clientes, muchos o pocos. ¿Tienen capacidad de asociarse para obtener mejores precios y calidades?
  • Rivalidad entre empresas. Sería la fuerza que está en el centro de todas, porque todas se relacionan con ella. En este punto, analizaremos las estrategias de nuestros competidores, el tipo de producto, la exclusividad, la distribución geográfica, diferenciación de productos, variaciones de la demanda, etc..

 

  • Análisis PESTEL: En este apartado analizaremos el entorno de la empresa, tanto en su ubicación como en el área del mercado actual y potencial, pero centrados en cada uno de los factores detallados en el esquema adjunto:

ANALISIS PESTEL

  • Dentro de los factores políticos analizaremos: variables políticas, tanto a nivel local, comunidad autónoma, estado central, europeo, etc. Dentro de ellas, los cambios que se pueden dar por elecciones con nuevas regulaciones, tanto de impuestos como regulaciones específicas del sector que me aplica, acuerdos bilaterales. Un muy buen ejemplo de esto, son los aranceles a los productos siderúrgicos recientemente implantada por Trump.
  • Si nos referimos a los factores económicos, analizaremos: el ciclo económico (crecimiento o recesión), tipos de interés, inflación, renta, PIB, tipos de cambio (si vendo productos o compro materias primas en los mercados internacionales), políticas económicas gubernamentales, niveles de renta y tasa de desempleo, entre otros.
  • Entre los factores sociales destacaremos: evolución demográfica (pirámides poblacionales y su evolución), clases sociales, evolución de los roles de género, hábitos de consumo, estilos de vida, implicación de la sociedad en la economía colaborativa, redes sociales, creencias religiosas, etc…
  • En cuanto a los factores tecnológicos, analizaremos: tecnologias relacionadas especificamente con nuestro sector , y que tengan aplicación en la fabricación, transporte y distribución, evolución de las TIC (desarrollo de nuevas apps, …) evolución de la inversión en I+D+i (nuevos avances y hacia donde se dirigen las investigaciones), obsolescencia programada y tecnológica,
  • En relación a los factores medioambientales, profundizaremos sobre: concienciación social sobre el medioambiente, legislación medioambiental, fuentes de energía (tendencias, evolución de las renovables,…), reciclaje, tendencia de los hábitos mediaoambientales de los potenciales clientes, afecciones del calentamiento global, etc…
  • Dentro de los factores legales, tendremos que analizar toda aquella legislación que afecta a cualquiera de las fases de nuestro negocio, como puede ser laboral, fiscal, contable, si contratamos con las administraciones públicas, la ley de contratos del estado, seguridad y salud, regulación internacional, patentes, propiedad intelectual, aduanas, etc…

2.1.4  ANÁLISIS DAFO Y CAME

En este punto es el momento de recapitular todo lo visto en los puntos anteriores de análisis interno y análisis externo. Dentro del análisis interno, habremos encontrado puntos fuertes y puntos débiles de nuestra organización; en el análisis externo habremos encontrado amenazas y oportunidades. Estos cuatro grupos los pondremos en un cuadro para tenerlos reunidos y ser capaces de analizarlos.

DAFO

El análisis CAME plantea la utilización de  los datos de la Matriz DAFO,  para

  • Corregir debilidades
  • Afrontar amenazas
  • Mantener fortalezas
  • Explorar oportunidades

 

Dado que no podemos centrarnos en los cuatro puntos al mismo tiempo, debemos elegir el tipo  de estrategia que queramos para nuestro negocio en un determinado momento. Las estrategias más usuales que nos encontraremos son:

  • Estrategia de reorientación: buscamos redirigir nuestra empresa en base a actuar sobre nuestras debilidades (Corregir) para tratar de eliminarlas o minimizarlas, así como tomar partido sobre las oportunidades (explorar) que se nos presenta en el entorno.
  • Estrategia ofensiva: en este caso trataremos de utilizar lo mejor de nuestra organización (Mantener las fortalezas ) y de nuestro entorno ( explorar oportunidades).
  • Estrategia defensiva: el objetivo es mantener nuestra posición, afrontando las amenazas del entorno a la vez que mantenemos nuestras fortalezas.
  • Estrategia de supervivencia: se suele utilizar en los momentos críticos de la compañía. Se debe buscar corregir los puntos débiles mientras afrontamos las amenazas.

CAME

 

Una vez realizado el análisis,  estamos preparados para pasar a la fase de formulación, … pero eso será en la segunda parte del post.

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PRESENTACIONES EFICACES

PRESENTACIONES EFICACES

En el mundo de la empresa adquiere gran importancia la comunicación de contenidos entre departamentos, a nuestros clientes, a nuestros equipos, etc…. Una de las formas de hacer esa comunicación es mediante  presentaciones ante un auditórium más o menos concurrido.

En ocasiones, algún ponente cree que copiar todo lo que quiere decir en un Power Point y leerlo delante de la audiencia es hacer una presentación eficaz.

En este post, voy a tratar de transmitiros como entiendo que se debería realizar una presentación para que sea efectiva y cumpla su función, que como hemos dicho al principio es la comunicación.

La estructura que seguiremos es la siguiente:

  1. Determinar motivación, objetivos, público al que se va a dirigir y tiempo de que disponemos.
  2. Estudio y preparación del tema.
  3. Utilización de herramientas : Power Point
  4. Hacer un ensayo de la presentación
  5. Realización de la presentación

1  MOTIVACIÓN, OBJETIVOS , AUDITORIO Y EXTENSIÓN

Cuando se requiere hacer una presentación de un tema debemos tener claro la motivación inicial para realizarla. Esta motivación nos va a ayudar a hacer un primer enfoque de lo que queremos plantear. Por ejemplo, necesitamos obtener financiación para nuestros proyectos en un determinado país y vamos a hacer un road show por las financieras del país. Este antecedente, nos lleva a fijar una serie de contenidos que debemos incluir en la presentación. Una vez analizado ese punto, debemos saber  cuál es el objetivo u objetivos  que queremos alcanzar con esa presentación, en este sentido, todos los mensajes que mandemos durante la misma, así como todos los datos e informaciones que se utilicen en la preparación de la presentación deben favorecer que se cumpla ese objetivo (en el ejemplo, obtener financiación).

Por otro lado, debemos pensar qué necesitaríamos como público para dar al ponente el objetivo que está buscando.  En el ejemplo de la financiación, si yo fuera el banco, necesitaría que me transmitiera el ponente: tranquilidad, rentabilidad, estabilidad, proyecto de futuro, etc… ; pues eso es lo que tendré que transmitir, presentar lo bien que hacemos las cosas, lo rentables que son las obras, el futuro de la cartera de clientes , la estabilidad de la empresa en el país, datos económicos de los últimos años, proyecciones a futuro del mercado, etc…

En cuanto al tipo de público, debemos conocer su nivel técnico respecto al tema del que se va a hablar, su conocimiento previo, su edad, responsabilidades y cómo pueden influir en el cumplimiento de nuestro /os objetivos. Adaptaremos la presentación a esas condiciones.

Es importante el conocimiento del tiempo de que disponemos a la hora de seleccionar el material. Una presentación demasiado larga, puede ser tediosa y no obtener los objetivos marcados, y  una demasiado  corta puede que no nos dé oportunidad de transmitir lo que queremos. Si la elección del tiempo la hacemos nosotros, pensemos que la mayor atención se presta durante los primeros 5 minutos y después de 20 minutos, es poco efectiva la presentación.

2  PREPARACIÓN Y ESTUDIO:

Hay ocasiones en las que tenemos que hablar de algo que estamos manejando todos los días, pero en otros casos, tenemos que hablar sobre un tema que, aunque conocemos, no lo manejamos tan bien. En ambas situaciones debemos estudiar o repasar lo que vamos a comunicar. Es necesario ser cuidadosos con la elección de las fuentes en que nos basamos, de tal forma que sean fiables y precisas. Debemos entender el tema perfectamente, y si son cifras o datos, entender la procedencia y su justificación. Pensemos que lo que vamos a hacer es una presentación, no a escribir un libro, por lo que si damos demasiada información, el público no tendrá capacidad para asimilarlo. Nosotros sí que tenemos que profundizar más en el tema a presentar, porque podemos ser cuestionados por alguien del auditorio que está interesado en una información más exhaustiva.

Debemos hacernos una lista de posibles preguntas que nos podrían hacer y preparar las respuestas. No debemos dejar nada a la improvisación.

Si tenemos que dar cifras y el auditorio no está familiarizado con esas variables y sus órdenes de magnitud, es conveniente hacer comparaciones con elementos conocidos por todos, por ejemplo 1 Ha viene a ser como un campo de futbol, etc…. Aunque esto no sea exacto, tiene la suficiente exactitud como para darnos un orden de magnitud de los datos presentados y que los presentes lo entiendan.

Comenzaremos haciendo un esquema de la estructura del tema, seleccionando las ideas principales que queremos transmitir, alguna de las cuales ya las tenemos claras por las reflexiones realizadas anteriormente. Debemos seleccionar información que apoye esas ideas.

La presentación debe tener tres partes muy claras y diferenciadas:

El inicio o preámbulo: en él contaremos qué se va a hacer , cuales son las motivaciones y como lo vamos a hacer. Es conveniente plantear preguntas retóricas o que inviten a la curiosidad y mantengan la atención en la parte central.

El desarrollo: es el plato fuerte de la presentación. Es muy importante que haya un hilo conductor que vaya uniendo todo y que se muestren los mensajes e  ideas principales. El objetivo principal de esta parte es que sepamos mantener la atención del oyente.

La conclusión o final: donde hacemos una reorganización de todo lo visto y nos focalizamos en los objetivos, mostrando las “Key Ideas” que queremos que perduren. Debemos utilizar algunos recursos, como preguntas retóricas o algún vídeo que cierre todo el conjunto, haciendo, incluso, referencia a lo planteado en la introducción.

3  UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS : POWER POINT:

Solamente este punto requeriría un solo post y se quedaría corto. Yo únicamente voy a dar diez recomendaciones sobre cómo se debe utilizar.

  1. La primera cuestión que debemos saber es que cada diapositiva debe durar entre 40 segundos y 2,5 minutos.
  2. Se debe iniciar el Power Point con un esquema de lo que se va a presentar.foto 2 c
  3. Ese mismo esquema debe aparecer en alguna zona de las diapositivas para que el público pueda hacer el seguimiento de por donde vamos. Particularmente, me gusta más en la parte inferior porque deja más espacio para la propia diapositiva, pero también se puede ubicar en el lateral.
  4. Las diapositivas deben tener un tamaño de letra legible y ser sencillas.     foto3 b presentaciones
  5. No introducir demasiados colores y cambios de tamaño y tipos de letra.
  6. No deben tener textos largos, sino ideas y mensajes.foto 4 b presentaciones
  7. Cuando se estime conveniente, ir haciendo aparecer las distintas áreas de la diapositiva para favorecer la atención del oyente en lo que ha aparecido hasta ese momentofoto 6 b presentaciones
  8. Cuando insertemos tablas, no deben tener más de 6-7 filas por 4-5 columnas y, antes de empezar a analizarlas, debemos decir que objetos hay en las filas y qué hay en las columnas
  9. Cuando pongamos gráficos, iniciaremos la explicación describiendo las variables que hay en los ejes de abscisas y ordenadas, o si es otro tipo de gráficos, describir previamente las variables intervinientes.
  10. Apoyarse con imágenes que puedan ayudar al oyente a interiorizar los mensajes. Si son importantes, deben ser fotos impactantes.foto 7 b presentaciones

4  ENSAYO DE LA PRESENTACIÓN:

Para algunas personas es un demérito ponerse a contar una presentación al espejo o a una cámara de vídeo. Es fundamental, si queremos tener éxito,  hacer varios  ensayos de la misma, si es en el lugar de la exposición, mejor, donde tendremos en cuenta los siguientes cinco puntos esenciales:

  1. Prueba de todos los dispositivos. Llevar una copia en un pen drive por si falla el original.
  2. Hacer una métrica del tiempo total de la presentación con respecto a lo planificado y realizar los ajustes necesarios. Tener en cuenta que hay que dejar turno de preguntas, bien durante la presentación o al final.
  3. Observar la comunicación no verbal que hacemos: movimiento de las manos, gestos, expresiones; todas ellas deben reforzar lo que estoy diciendo. Nuestro propio movimiento dentro del pódium, que debe tener una cierta armonía; debemos estar relajados pero con una postura idónea a la situación.
  4. Observar la velocidad a la que hablamos, tenemos que hablar pausadamente pero con firmeza, de forma que transmitamos entusiasmo, seguridad y confianza. Debemos hacer uso de los silencios para resaltar ideas o mensajes, así como cambiar el tono de voz, entonando y enfatizando cuando sea necesario
  5. Comprobar que el orden de las diapositivas, las transiciones y las animaciones son tal y como deben ser.

5  REALIZACIÓN DE LA PRESENTACIÓN:

Si hemos seguido todos los pasos anteriores, lo único que tenemos que hacer ahora es dejar que fluya nuestro “yo” y disfrutar, porque conocemos el tema mejor que los demás, lo hemos preparado, ensayado y tenemos confianza en nosotros mismos. Solamente quiero dar las siguientes diez recomendaciones:

  1. Comenzar la presentación saludando a la audiencia y dando las gracias por permitir mostrarles el tema del que se va a tratar.
  2. Colocarse un reloj en lugar visible para que tengamos el control del tiempo
  3. Preguntar si todos te escuchan bien y si ven bien la pantalla.
  4. Dirigir la mirada al público, manteniendo el contacto visual, sintiéndonos cómodos
  5. Decir que al final de la presentación habrá un turno de preguntas para resolver todas las dudas que les puedan surgir (yo prefiero esta modalidad a la de preguntar según se avanza la presentación).
  6. Aprovechemos para contar alguna anécdota que conecte con el público; de esta forma atraeremos su atención y mostraremos cercanía. Provocar que interactúen de alguna manera para evitar el aburrimiento.
  7. Observar cómo se comporta la audiencia mientras avanza la presentación. Si notamos signos de aburrimiento o desinterés, reaccionar introduciendo recursos como cambio de entonación, cambio de ritmo, lanzar una pregunta al auditorio, etc.
  8. El final, como hemos dicho, debe ser el culmen de toda la presentación, por lo que debe contener un resumen de lo visto, repasar las ideas y los mensajes que queremos que queden en el auditorio.
  9. Dar las gracias por atender a la presentación.
  10. Cuando llega el turno de preguntas:
    • Aceptar de buen grado todas las preguntas, incluso aunque parezca que sean capciosas.
    • No menospreciar preguntas, aunque las mismas sean por causa de no haber atendido lo suficiente a la presentación o muestren que no ha entendido nada. Contestar siempre en positivo mostrando empatía
    • Repetir la pregunta con sus propias palabras para confirmar que se ha entendido la duda del que pregunta. Empezar la respuesta mirando a la persona, luego al resto de las personas y acabar la respuesta mirando nuevamente al autor de la pregunta.
    • Ser honesto en las respuestas, si no se sabe, no tratar de evadir la pregunta y salirse por la tangente. Se debe decir que en este momento no se sabe , pero se adquiere un compromiso para darla, bien en persona o bien por correo.

Solo me queda agradeceros la lectura de este post y que os sirva de ayuda.

Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas

reunionesUna gran parte de nuestro tiempo nos lo pasamos asistiendo a reuniones de trabajo. ¿Cuántas de estas reuniones son necesarias? ¿Cuantas obtienen unos resultados deseables? En algunas culturas las reuniones son obligadas, y cuantas más personas asistan a ellas mejor. Tienen la impresión de que cuantas más reuniones se hagan más se trabaja y cuanta más gente asista, mejor se resuelve el problema.

Voy a repasar  el ciclo de vida de una reunión y como, desde mi punto de vista, se debería realizar.

Necesidad de convocar una reunión:

Se convoca una reunión cuando, para una tarea, proyecto, negociación, etc. en la que intervienen varias partes implicadas, es necesario poner al día, hacer un seguimiento, búsqueda de alternativas, toma de decisiones, inicio del proyecto, etc…

Asuntos y Objetivos:

El convocante de la reunión debe tener claro qué temas quiere tratar y qué objetivo u objetivos quiere obtener con esa reunión para cada uno de los temas. Se deben enumerar  y hacer una estimación del óptimo y el mínimo resultado que debemos obtener de cada uno de ellos. En base a eso, se hace un orden del día detallado para la reunión.

Asistentes:

En base a lo marcado en el apartado anterior, debemos pensar qué personas pueden aportar verdaderamente valor para los temas a tratar. Si de alguien pensamos: “no es malo que esté”, entonces es que no debe estar. Cuantas más personas no motivadas y preparadas haya en una reunión, más difícil es  conseguir que se centren los temas. Deben asistir los mínimos imprescindibles para lograr los objetivos marcados. También puede suceder que en una reunión, si es larga, puedan tratarse temas sobre los que algunos asistentes no tenga nada que aportar; en este caso, es mejor liberarlos de esa parte para que puedan seguir trabajando.

checklist

Asignar unas tareas preparatorias para cada uno de los asistentes:

Cada uno de los participantes tiene algo que aportar a esa reunión, por eso hemos considerado que debe asistir. No obstante, esa persona tiene muchas tareas en las que trabaja y necesitamos que cuando llegue a la reunión sepa que va a aportar y esté centrado en su aportación. Hemos, por tanto, de comunicarle qué debe preparar y qué se espera de él en la reunión.
Es importante que todos los asistentes tengan conciencia de que a las reuniones vamos a aportar y, por tanto, necesitamos prepararnos esa reunión de forma que sea lo más fructífera posible. Es conveniente que esa documentación  preparada u otra, la conozcan todos  los asistentes por anticipado, en ese caso, se subirán a un servidor  antes de la reunión con tiempo suficiente para que  todos los intervinientes hayan hecho una lectura previa de la misma.

Fijar la fecha, hora, duración y lugar de la reunión:

Parecerá una nimiedad, pero muchas reuniones pueden fracasar por estos aspectos organizativos. Todavía recuerdo cuando en mi primer trabajo en obra, el jefe de obra se empeñaba en organizar las reuniones los viernes por la tarde para que así no nos pudiéramos marchar. Aquello era un desastre porque la gente pensaba más en el viaje que en la reunión.
date

Fecha:

Salvo que la reunión tenga un carácter muy urgente y no se pueda posponer, mi opinión es que se debe  elegir de martes a jueves.

En mi experiencia, y en el sector que conozco, los viernes no son buenos días porque la jornada es más corta y se suele querer dejar terminados temas pendientes de la semana, por lo que toda la gente va mal de tiempo. El lunes, por otro lado, es el día en que nos incorporamos, necesitamos recobrar el tono.  Como hemos de preparar cosas para la reunión,  probablemente las tendríamos que preparar la semana anterior y repasarlas nada más llegar el lunes.

En cuanto a la hora:

Yo prefiero evitar las que están muy cerca de la hora de comer tanto antes, como inmediatamente después.

Es también importante que estimemos la duración de la reunión:

De forma que los asistentes se puedan programar y, además, durante la reunión todo el mundo sepa que el tiempo es un recurso escaso, por lo que se deben enfocar los temas.

El lugar de celebración debe ser aquel que optimice los siguientes criterios:
  • El que requiera el desplazamiento de menos personas.
  • El que disponga de los medios técnicos para que se puedan conectar  por videoconferencia algunos asistentes.
  • El que tenga la capacidad suficiente para que los asistentes trabajen sin aprietos y de una manera cómoda.

PREPARACION

Envío de la convocatoria: La antelación con la que debe hacerse la convocatoria:

Salvo que sea de extremada urgencia, debe dejar tiempo suficiente para que los asistentes preparen su trabajo a aportar, por tanto, lo mínimo son dos o tres días y, de esta manera,  se evitan también conflictos de agenda.
La convocatoria debe incluir al menos:

  • tema de la convocatoria,
  • lugar,
  • fecha,
  • hora de inicio y
  • hora de finalización,
  • asistentes,
  • objetivos de reunión,
  • trabajo a desarrollar por cada uno de los participantes,
  • requerimientos especiales  si fueran necesarios,
  • donde y cuando van a tener la documentación accesible para uso en la reunión.

Celebración de la reunión:

Lo primero que debemos hacer es comenzar la reunión a la hora prevista, y el convocante (presidente)  debe ser muy escrupuloso en llegar a la hora. Se dejan los 5 minutos de cortesía y a partir de ese momento se empieza, por respeto a los que llegan puntuales. Esto debe ser una norma establecida para que todos sepan que, falte quien falte, la reunión empieza.

  • El presidente inicia la reunión presentando:

    El tema, los objetivos y leyendo el orden del día y diciendo la hora de finalización. Si no todos los miembros se conocen, procedemos a su presentación para que todos sepan el puesto de los distintos interlocutores.notebook

  • Es importante designar a una persona para tomar las notas:

    Esta persona es la que oficialmente va a tomar las notas para redactar el acta de la reunión (también puede ser el propio presidente). Se debe pensar para esta tarea en uno de los asistentes que esté en toda la reunión y que sea lo suficientemente detallista como para que refleje todo lo que se trata.

  • En el transcurso de la reunión se van tratando los distintos puntos del orden del día:

    Se van cerrando cada uno de ellos con una conclusión, o con unas tareas a realizar.                                                                 asignacionEs primordial que se tome nota de quien es el responsable de esa tarea y qué fecha se pone de finalización. Asimismo, se indicará si se van a hacer revisiones parciales.

  • Atención de los participantes:

    En todo momento el presidente  procurará que la atención de todos los participantes está en los temas que se están tratando y no se desvíe hacia otros colaterales, haciendo un seguimiento de “timing”  previsto.

  • Otros asuntos:

    Una vez finalizados todos los asuntos del orden del día, se dará cabida a otros asuntos a tratar, bien porque sean rápidos o bien porque deban ser objeto de otra reunión posterior.

  • Lectura final de acuerdos y compromisos:

    Finalmente, el presidente de la reunión, leerá los acuerdos y compromisos adoptados para que no haya ninguna duda sobre ellos entre los participantes, fijando las fechas de revisión, si ha lugar.

RELOJ

  • Cumplimiento de la duración de la reunión:

    Como presidentes   nos debemos esforzar en que  la reunión acabe en plazo que hemos planteado.

  • Aprobación del acta:

    Una vez finalizada la reunión la persona que ha tomado las notas hará circular el acta de la reunión entre los participantes para que den su aprobación.

Seguimiento de los acuerdos y tareas marcadas:

El presidente revisará, según los plazos marcados, con cada uno de los responsables de las tareas que se están llevando a cabo los progresos fijados, indicando las razones, si se producen incumplimientos,  y proponiendo acciones correctivas para llevarlos al plazo acordado.

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