En el mundo de la empresa adquiere gran importancia la comunicación de contenidos entre departamentos, a nuestros clientes, a nuestros equipos, etc…. Una de las formas de hacer esa comunicación es mediante presentaciones ante un auditórium más o menos concurrido.
En ocasiones, algún ponente cree que copiar todo lo que quiere decir en un Power Point y leerlo delante de la audiencia es hacer una presentación eficaz.
En este post, voy a tratar de transmitiros como entiendo que se debería realizar una presentación para que sea efectiva y cumpla su función, que como hemos dicho al principio es la comunicación.
La estructura que seguiremos es la siguiente:
- Determinar motivación, objetivos, público al que se va a dirigir y tiempo de que disponemos.
- Estudio y preparación del tema.
- Utilización de herramientas : Power Point
- Hacer un ensayo de la presentación
- Realización de la presentación
1 MOTIVACIÓN, OBJETIVOS , AUDITORIO Y EXTENSIÓN
Cuando se requiere hacer una presentación de un tema debemos tener claro la motivación inicial para realizarla. Esta motivación nos va a ayudar a hacer un primer enfoque de lo que queremos plantear. Por ejemplo, necesitamos obtener financiación para nuestros proyectos en un determinado país y vamos a hacer un road show por las financieras del país. Este antecedente, nos lleva a fijar una serie de contenidos que debemos incluir en la presentación. Una vez analizado ese punto, debemos saber cuál es el objetivo u objetivos que queremos alcanzar con esa presentación, en este sentido, todos los mensajes que mandemos durante la misma, así como todos los datos e informaciones que se utilicen en la preparación de la presentación deben favorecer que se cumpla ese objetivo (en el ejemplo, obtener financiación).
Por otro lado, debemos pensar qué necesitaríamos como público para dar al ponente el objetivo que está buscando. En el ejemplo de la financiación, si yo fuera el banco, necesitaría que me transmitiera el ponente: tranquilidad, rentabilidad, estabilidad, proyecto de futuro, etc… ; pues eso es lo que tendré que transmitir, presentar lo bien que hacemos las cosas, lo rentables que son las obras, el futuro de la cartera de clientes , la estabilidad de la empresa en el país, datos económicos de los últimos años, proyecciones a futuro del mercado, etc…
En cuanto al tipo de público, debemos conocer su nivel técnico respecto al tema del que se va a hablar, su conocimiento previo, su edad, responsabilidades y cómo pueden influir en el cumplimiento de nuestro /os objetivos. Adaptaremos la presentación a esas condiciones.
Es importante el conocimiento del tiempo de que disponemos a la hora de seleccionar el material. Una presentación demasiado larga, puede ser tediosa y no obtener los objetivos marcados, y una demasiado corta puede que no nos dé oportunidad de transmitir lo que queremos. Si la elección del tiempo la hacemos nosotros, pensemos que la mayor atención se presta durante los primeros 5 minutos y después de 20 minutos, es poco efectiva la presentación.
2 PREPARACIÓN Y ESTUDIO:
Hay ocasiones en las que tenemos que hablar de algo que estamos manejando todos los días, pero en otros casos, tenemos que hablar sobre un tema que, aunque conocemos, no lo manejamos tan bien. En ambas situaciones debemos estudiar o repasar lo que vamos a comunicar. Es necesario ser cuidadosos con la elección de las fuentes en que nos basamos, de tal forma que sean fiables y precisas. Debemos entender el tema perfectamente, y si son cifras o datos, entender la procedencia y su justificación. Pensemos que lo que vamos a hacer es una presentación, no a escribir un libro, por lo que si damos demasiada información, el público no tendrá capacidad para asimilarlo. Nosotros sí que tenemos que profundizar más en el tema a presentar, porque podemos ser cuestionados por alguien del auditorio que está interesado en una información más exhaustiva.
Debemos hacernos una lista de posibles preguntas que nos podrían hacer y preparar las respuestas. No debemos dejar nada a la improvisación.
Si tenemos que dar cifras y el auditorio no está familiarizado con esas variables y sus órdenes de magnitud, es conveniente hacer comparaciones con elementos conocidos por todos, por ejemplo 1 Ha viene a ser como un campo de futbol, etc…. Aunque esto no sea exacto, tiene la suficiente exactitud como para darnos un orden de magnitud de los datos presentados y que los presentes lo entiendan.
Comenzaremos haciendo un esquema de la estructura del tema, seleccionando las ideas principales que queremos transmitir, alguna de las cuales ya las tenemos claras por las reflexiones realizadas anteriormente. Debemos seleccionar información que apoye esas ideas.
La presentación debe tener tres partes muy claras y diferenciadas:
El inicio o preámbulo: en él contaremos qué se va a hacer , cuales son las motivaciones y como lo vamos a hacer. Es conveniente plantear preguntas retóricas o que inviten a la curiosidad y mantengan la atención en la parte central.
El desarrollo: es el plato fuerte de la presentación. Es muy importante que haya un hilo conductor que vaya uniendo todo y que se muestren los mensajes e ideas principales. El objetivo principal de esta parte es que sepamos mantener la atención del oyente.
La conclusión o final: donde hacemos una reorganización de todo lo visto y nos focalizamos en los objetivos, mostrando las “Key Ideas” que queremos que perduren. Debemos utilizar algunos recursos, como preguntas retóricas o algún vídeo que cierre todo el conjunto, haciendo, incluso, referencia a lo planteado en la introducción.
3 UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS : POWER POINT:
Solamente este punto requeriría un solo post y se quedaría corto. Yo únicamente voy a dar diez recomendaciones sobre cómo se debe utilizar.
- La primera cuestión que debemos saber es que cada diapositiva debe durar entre 40 segundos y 2,5 minutos.
- Se debe iniciar el Power Point con un esquema de lo que se va a presentar.
- Ese mismo esquema debe aparecer en alguna zona de las diapositivas para que el público pueda hacer el seguimiento de por donde vamos. Particularmente, me gusta más en la parte inferior porque deja más espacio para la propia diapositiva, pero también se puede ubicar en el lateral.
- Las diapositivas deben tener un tamaño de letra legible y ser sencillas.
- No introducir demasiados colores y cambios de tamaño y tipos de letra.
- No deben tener textos largos, sino ideas y mensajes.
- Cuando se estime conveniente, ir haciendo aparecer las distintas áreas de la diapositiva para favorecer la atención del oyente en lo que ha aparecido hasta ese momento
- Cuando insertemos tablas, no deben tener más de 6-7 filas por 4-5 columnas y, antes de empezar a analizarlas, debemos decir que objetos hay en las filas y qué hay en las columnas
- Cuando pongamos gráficos, iniciaremos la explicación describiendo las variables que hay en los ejes de abscisas y ordenadas, o si es otro tipo de gráficos, describir previamente las variables intervinientes.
- Apoyarse con imágenes que puedan ayudar al oyente a interiorizar los mensajes. Si son importantes, deben ser fotos impactantes.
4 ENSAYO DE LA PRESENTACIÓN:
Para algunas personas es un demérito ponerse a contar una presentación al espejo o a una cámara de vídeo. Es fundamental, si queremos tener éxito, hacer varios ensayos de la misma, si es en el lugar de la exposición, mejor, donde tendremos en cuenta los siguientes cinco puntos esenciales:
- Prueba de todos los dispositivos. Llevar una copia en un pen drive por si falla el original.
- Hacer una métrica del tiempo total de la presentación con respecto a lo planificado y realizar los ajustes necesarios. Tener en cuenta que hay que dejar turno de preguntas, bien durante la presentación o al final.
- Observar la comunicación no verbal que hacemos: movimiento de las manos, gestos, expresiones; todas ellas deben reforzar lo que estoy diciendo. Nuestro propio movimiento dentro del pódium, que debe tener una cierta armonía; debemos estar relajados pero con una postura idónea a la situación.
- Observar la velocidad a la que hablamos, tenemos que hablar pausadamente pero con firmeza, de forma que transmitamos entusiasmo, seguridad y confianza. Debemos hacer uso de los silencios para resaltar ideas o mensajes, así como cambiar el tono de voz, entonando y enfatizando cuando sea necesario
- Comprobar que el orden de las diapositivas, las transiciones y las animaciones son tal y como deben ser.
5 REALIZACIÓN DE LA PRESENTACIÓN:
Si hemos seguido todos los pasos anteriores, lo único que tenemos que hacer ahora es dejar que fluya nuestro “yo” y disfrutar, porque conocemos el tema mejor que los demás, lo hemos preparado, ensayado y tenemos confianza en nosotros mismos. Solamente quiero dar las siguientes diez recomendaciones:
- Comenzar la presentación saludando a la audiencia y dando las gracias por permitir mostrarles el tema del que se va a tratar.
- Colocarse un reloj en lugar visible para que tengamos el control del tiempo
- Preguntar si todos te escuchan bien y si ven bien la pantalla.
- Dirigir la mirada al público, manteniendo el contacto visual, sintiéndonos cómodos
- Decir que al final de la presentación habrá un turno de preguntas para resolver todas las dudas que les puedan surgir (yo prefiero esta modalidad a la de preguntar según se avanza la presentación).
- Aprovechemos para contar alguna anécdota que conecte con el público; de esta forma atraeremos su atención y mostraremos cercanía. Provocar que interactúen de alguna manera para evitar el aburrimiento.
- Observar cómo se comporta la audiencia mientras avanza la presentación. Si notamos signos de aburrimiento o desinterés, reaccionar introduciendo recursos como cambio de entonación, cambio de ritmo, lanzar una pregunta al auditorio, etc.
- El final, como hemos dicho, debe ser el culmen de toda la presentación, por lo que debe contener un resumen de lo visto, repasar las ideas y los mensajes que queremos que queden en el auditorio.
- Dar las gracias por atender a la presentación.
- Cuando llega el turno de preguntas:
- Aceptar de buen grado todas las preguntas, incluso aunque parezca que sean capciosas.
- No menospreciar preguntas, aunque las mismas sean por causa de no haber atendido lo suficiente a la presentación o muestren que no ha entendido nada. Contestar siempre en positivo mostrando empatía
- Repetir la pregunta con sus propias palabras para confirmar que se ha entendido la duda del que pregunta. Empezar la respuesta mirando a la persona, luego al resto de las personas y acabar la respuesta mirando nuevamente al autor de la pregunta.
- Ser honesto en las respuestas, si no se sabe, no tratar de evadir la pregunta y salirse por la tangente. Se debe decir que en este momento no se sabe , pero se adquiere un compromiso para darla, bien en persona o bien por correo.
Solo me queda agradeceros la lectura de este post y que os sirva de ayuda.
EL EJECUTIVO ARGONAUTA 