Mes: julio 2017

Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas

reunionesUna gran parte de nuestro tiempo nos lo pasamos asistiendo a reuniones de trabajo. ¿Cuántas de estas reuniones son necesarias? ¿Cuantas obtienen unos resultados deseables? En algunas culturas las reuniones son obligadas, y cuantas más personas asistan a ellas mejor. Tienen la impresión de que cuantas más reuniones se hagan más se trabaja y cuanta más gente asista, mejor se resuelve el problema.

Voy a repasar  el ciclo de vida de una reunión y como, desde mi punto de vista, se debería realizar.

Necesidad de convocar una reunión:

Se convoca una reunión cuando, para una tarea, proyecto, negociación, etc. en la que intervienen varias partes implicadas, es necesario poner al día, hacer un seguimiento, búsqueda de alternativas, toma de decisiones, inicio del proyecto, etc…

Asuntos y Objetivos:

El convocante de la reunión debe tener claro qué temas quiere tratar y qué objetivo u objetivos quiere obtener con esa reunión para cada uno de los temas. Se deben enumerar  y hacer una estimación del óptimo y el mínimo resultado que debemos obtener de cada uno de ellos. En base a eso, se hace un orden del día detallado para la reunión.

Asistentes:

En base a lo marcado en el apartado anterior, debemos pensar qué personas pueden aportar verdaderamente valor para los temas a tratar. Si de alguien pensamos: “no es malo que esté”, entonces es que no debe estar. Cuantas más personas no motivadas y preparadas haya en una reunión, más difícil es  conseguir que se centren los temas. Deben asistir los mínimos imprescindibles para lograr los objetivos marcados. También puede suceder que en una reunión, si es larga, puedan tratarse temas sobre los que algunos asistentes no tenga nada que aportar; en este caso, es mejor liberarlos de esa parte para que puedan seguir trabajando.

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Asignar unas tareas preparatorias para cada uno de los asistentes:

Cada uno de los participantes tiene algo que aportar a esa reunión, por eso hemos considerado que debe asistir. No obstante, esa persona tiene muchas tareas en las que trabaja y necesitamos que cuando llegue a la reunión sepa que va a aportar y esté centrado en su aportación. Hemos, por tanto, de comunicarle qué debe preparar y qué se espera de él en la reunión.
Es importante que todos los asistentes tengan conciencia de que a las reuniones vamos a aportar y, por tanto, necesitamos prepararnos esa reunión de forma que sea lo más fructífera posible. Es conveniente que esa documentación  preparada u otra, la conozcan todos  los asistentes por anticipado, en ese caso, se subirán a un servidor  antes de la reunión con tiempo suficiente para que  todos los intervinientes hayan hecho una lectura previa de la misma.

Fijar la fecha, hora, duración y lugar de la reunión:

Parecerá una nimiedad, pero muchas reuniones pueden fracasar por estos aspectos organizativos. Todavía recuerdo cuando en mi primer trabajo en obra, el jefe de obra se empeñaba en organizar las reuniones los viernes por la tarde para que así no nos pudiéramos marchar. Aquello era un desastre porque la gente pensaba más en el viaje que en la reunión.
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Fecha:

Salvo que la reunión tenga un carácter muy urgente y no se pueda posponer, mi opinión es que se debe  elegir de martes a jueves.

En mi experiencia, y en el sector que conozco, los viernes no son buenos días porque la jornada es más corta y se suele querer dejar terminados temas pendientes de la semana, por lo que toda la gente va mal de tiempo. El lunes, por otro lado, es el día en que nos incorporamos, necesitamos recobrar el tono.  Como hemos de preparar cosas para la reunión,  probablemente las tendríamos que preparar la semana anterior y repasarlas nada más llegar el lunes.

En cuanto a la hora:

Yo prefiero evitar las que están muy cerca de la hora de comer tanto antes, como inmediatamente después.

Es también importante que estimemos la duración de la reunión:

De forma que los asistentes se puedan programar y, además, durante la reunión todo el mundo sepa que el tiempo es un recurso escaso, por lo que se deben enfocar los temas.

El lugar de celebración debe ser aquel que optimice los siguientes criterios:
  • El que requiera el desplazamiento de menos personas.
  • El que disponga de los medios técnicos para que se puedan conectar  por videoconferencia algunos asistentes.
  • El que tenga la capacidad suficiente para que los asistentes trabajen sin aprietos y de una manera cómoda.

PREPARACION

Envío de la convocatoria: La antelación con la que debe hacerse la convocatoria:

Salvo que sea de extremada urgencia, debe dejar tiempo suficiente para que los asistentes preparen su trabajo a aportar, por tanto, lo mínimo son dos o tres días y, de esta manera,  se evitan también conflictos de agenda.
La convocatoria debe incluir al menos:

  • tema de la convocatoria,
  • lugar,
  • fecha,
  • hora de inicio y
  • hora de finalización,
  • asistentes,
  • objetivos de reunión,
  • trabajo a desarrollar por cada uno de los participantes,
  • requerimientos especiales  si fueran necesarios,
  • donde y cuando van a tener la documentación accesible para uso en la reunión.

Celebración de la reunión:

Lo primero que debemos hacer es comenzar la reunión a la hora prevista, y el convocante (presidente)  debe ser muy escrupuloso en llegar a la hora. Se dejan los 5 minutos de cortesía y a partir de ese momento se empieza, por respeto a los que llegan puntuales. Esto debe ser una norma establecida para que todos sepan que, falte quien falte, la reunión empieza.

  • El presidente inicia la reunión presentando:

    El tema, los objetivos y leyendo el orden del día y diciendo la hora de finalización. Si no todos los miembros se conocen, procedemos a su presentación para que todos sepan el puesto de los distintos interlocutores.notebook

  • Es importante designar a una persona para tomar las notas:

    Esta persona es la que oficialmente va a tomar las notas para redactar el acta de la reunión (también puede ser el propio presidente). Se debe pensar para esta tarea en uno de los asistentes que esté en toda la reunión y que sea lo suficientemente detallista como para que refleje todo lo que se trata.

  • En el transcurso de la reunión se van tratando los distintos puntos del orden del día:

    Se van cerrando cada uno de ellos con una conclusión, o con unas tareas a realizar.                                                                 asignacionEs primordial que se tome nota de quien es el responsable de esa tarea y qué fecha se pone de finalización. Asimismo, se indicará si se van a hacer revisiones parciales.

  • Atención de los participantes:

    En todo momento el presidente  procurará que la atención de todos los participantes está en los temas que se están tratando y no se desvíe hacia otros colaterales, haciendo un seguimiento de “timing”  previsto.

  • Otros asuntos:

    Una vez finalizados todos los asuntos del orden del día, se dará cabida a otros asuntos a tratar, bien porque sean rápidos o bien porque deban ser objeto de otra reunión posterior.

  • Lectura final de acuerdos y compromisos:

    Finalmente, el presidente de la reunión, leerá los acuerdos y compromisos adoptados para que no haya ninguna duda sobre ellos entre los participantes, fijando las fechas de revisión, si ha lugar.

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  • Cumplimiento de la duración de la reunión:

    Como presidentes   nos debemos esforzar en que  la reunión acabe en plazo que hemos planteado.

  • Aprobación del acta:

    Una vez finalizada la reunión la persona que ha tomado las notas hará circular el acta de la reunión entre los participantes para que den su aprobación.

Seguimiento de los acuerdos y tareas marcadas:

El presidente revisará, según los plazos marcados, con cada uno de los responsables de las tareas que se están llevando a cabo los progresos fijados, indicando las razones, si se producen incumplimientos,  y proponiendo acciones correctivas para llevarlos al plazo acordado.

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